Praktische P&O tip

Niet alleen praten, ook vastleggen!

Niet alleen praten, ook vastleggen!Heeft u een gesprek met uw medewerker gehad? Maak er dan een gewoonte van om de inhoud van het gesprek schriftelijk vast te leggen. Dit maakt het gesprek minder vrijblijvend en u heeft een document waarop zowel u als uw medewerker terug kunnen vallen. Bijvoorbeeld om op een later moment te bekijken hoe het met de gemaakte afspraken staat of indien u een medewerker wilt ontslaan wegens disfunctioneren.

Nog zeer regelmatig hoor ik van werkgevers dat er geen (kort) verslag wordt gemaakt van een gesprek met een medewerker. Een gemiste kans! U heeft immers niet voor niets met elkaar gesproken over werkafspraken, verzuim, opleiding, verwachtingen of bijvoorbeeld het functioneren. En daarnaast, mocht u tot een ontslagzaak komen wegens disfunctioneren dan is een goede dossiervoering onontbeerlijk. Een aantal tips.

Vastleggen
Maak van ieder gesprek met de medewerker een verslag en voorzie het verslag van een datum. Het kan gaan om een email die u stuurt om bijvoorbeeld te bevestigen wat u besproken hebt of om een gespreksverslag op papier.

Als er bij de medewerker dingen spelen die van invloed zijn op het functioneren maar die niet werk gerelateerd zijn, denk aan dingen die in de privé sfeer spelen, dan is het ook goed om deze punten op te nemen in het personeelsdossier.

Overhandig het verslag zo snel mogelijk na het gesprek. De medewerker kan dan direct terug lezen wat er precies besproken is. Daarnaast is de impact groter als het verslag de andere dag al bij de medewerker in het bezit is dan als het drie maanden later wordt ontvangen.

Ondertekenen
Het is zeer aan te raden om de medewerker alle gespreksverslagen te laten tekenen. Print de stukken dus uit en laat ze voorzien van een handtekening. Een medewerker kan tekenen ‘voor gezien’ of ‘voor akkoord’. Indien een medewerker tekent ‘voor gezien’ dan heeft de medewerker de stukken gelezen maar dan is de medewerker het niet eens met de inhoud. Wordt er ‘voor akkoord’ getekend dan is de medewerker het wel eens met de inhoud. Zo kunt u dus in alle gevallen de medewerker laten tekenen.

Feiten
Zorg ervoor dat de verslagen op feiten zijn gebaseerd. Termen als ‘van horen zeggen’ en ‘waarschijnlijk’ horen niet in het personeelsdossier thuis.

Concreet
Wees altijd concreet in uw gesprekken en dus ook in uw verslagen. Dus niet; ‘je komt de laatste tijd veel te vaak te laat’ maar ‘In de afgelopen drie weken ben je vier keer later dan 09.00 uur verschenen op je werk, en wel op de volgende dagen…’.

Voorkom daarnaast dat u waardeoordelen uit. Geef liever concreet aan om welk gedrag het gaat. ‘Je bent lui’ kunt u beter vervangen door ‘ik zie dat je jouw actiepunten na onze werkoverleggen niet binnen de gestelde termijn van twee weken oppakt’.

Consequenties
Vertel duidelijk aan de medewerker wat de consequenties zijn van het niet nakomen van afspraken. Monitor regelmatig de voortgang van de gemaakte afspraken. Komt een medewerker vervolgens de gemaakte afspraken niet na, handel dan zoals u van te voren heeft afgesproken. Uiteraard dient u er van uw kant ook voor te zorgen dat afspraken worden nagekomen. Heeft u aangegeven iedere veertien dagen met elkaar te spreken, doe dat dan ook.

Voor bovenstaande geldt uiteraard ook; leg het vast, overhandig het aan de medewerker, laat het tekenen en neem het op in het personeelsdossier!