Vage afspraken kunt u net zo goed niet maken

Duidelijke jaar afspraken maken met medewerkersHoe helder en concreet maakt u (aan het begin van ieder jaar) afspraken met al uw medewerkers? Regelmatig duidelijke afspraken met elkaar maken zorgt ervoor dat de medewerkers weten hoe zij vanuit hun functie hun bijdrage kunnen leveren aan uw bedrijfsdoelstelling. En u hoort wat medewerkers wat zij nodig hebben om gemotiveerd en enthousiast aan de slag te blijven binnen uw bedrijf. Duidelijke afspraken maken is dus een hele goede start van het nieuwe jaar!

Mijn ervaring leert dat bedrijven wel gesprekken voeren met medewerkers, maar dat de afspraken vaak zo onduidelijk zijn dat ze voor iedereen anders te interpreteren zijn. Denk aan ‘vage’ aandachtspunten zoals ‘collegialiteit’ en ‘op tijd beginnen’. Zo verstaat de één onder collegialiteit dat je koffie voor elkaar haalt, de ander als je elkaar vraagt of de ander hulp nodig heeft. Hoe minder concreet de afspraken worden geformuleerd, hoe minder ze door de medewerker als richtlijn kunnen worden gebruikt. En hoe lastiger het is om mensen hierop aan te spreken.

Be Smart…
Gelukkig kunt u heel makkelijk misverstanden onduidelijkheid voorkomen! Er is namelijk een methode die u kunt gebruiken bij het helder en concreet formuleren van uw afspraken; de SMART methode. Doordat hij handig en makkelijk toepasbaar is gebruik ik hem zelf ook zo vaak mogelijk. SMART staat voor:

Specifiek | Doelen en afspraken zijn heel concreet en duidelijk.
Meetbaar | Precies aangeven waaruit het resultaat bestaat.
Acceptabel | Redelijke afspraak die voor uzelf en anderen acceptabel is.
Realistisch | Haalbare opdracht.
Tijdgebonden | Welke tijd staat er voor, wat is de (eind)datum.

Wat wordt dan volgens u de afspraak ‘Op tijd aanwezig zijn’ als u dit omzet in SMART afspraken? Mogelijk iets van: ‘Om zeven uur ben je gekleed in bedrijfskleding en bevind je je op je werkplek achter de balie’. Aan u om te bepalen welke van de twee afspraken is het meest helder is!

Makkelijker werken, makkelijker checken
Hoe concreter u afspraken maakt, hoe makkelijker het werken wordt en hoe makkelijker u kunt checken of het goed gaat. U kunt met de SMART-methode hele heldere afspraken maken over het uitvoeren van werkzaamheden en over gewenst gedrag. En kunt u als leidinggevende een nieuwe taak niet SMART aan een medewerker uitleggen, dan weet u dat u eerst nog wat te doen hebt voordat u delegeert!

Conclusie
Maak heldere (jaar)afspraken met uw medewerkers, dat motiveert!

Meer tips over het voeren van jaar- en beoordelingsgesprekken vindt u in het artikel ‘Dingen horen die u nog wist van uw medewerkers’.